Der richtige Zeitpunkt, Firmen-IT auszumustern

Die meisten Unternehmen mustern zu spät aus. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil niemand zuständig ist — und weil ein Gerät im Schrank keine Rechnung schreibt.

Es gibt einen Moment, in dem ein Notebook aufhört, Arbeitsmittel zu sein, und anfängt, Lagerware zu werden. Dieser Moment wird selten bemerkt. Das Gerät verschwindet in einem Schrank, weil man es „vielleicht noch als Ersatz braucht", und tut dort das, was Technik im Schrank am besten kann: still an Wert verlieren.

Warum Warten teuer ist

Der Zweitmarkt bewertet Geräte nach Generation, nicht nach Zustand im Schrank. Sobald ein Nachfolgemodell erscheint, verschiebt sich die gesamte Preisstaffel nach unten — dem Gerät im Karton nützt es nichts, dass es keinen einzigen Kratzer bekommen hat. Bei Smartphones ist die Bewegung am deutlichsten, bei Notebooks langsamer, aber stetig.

Dazu kommt ein zweiter Effekt, der oft übersehen wird: Ersatzteile. Solange ein Modell verbreitet ist, sind Displays und Akkus günstig verfügbar. Läuft die Verbreitung aus, wird die Reparatur unwirtschaftlich — und damit fällt das Gerät aus der Weiterverwendung heraus. Es ist dann nicht mehr Ware, sondern Rohstoff.

Vier brauchbare Auslöser

• Das Gerät ist ersetzt. Sobald ein Mitarbeiter ein neues Gerät hat, ist das alte kein Arbeitsmittel mehr. Wenn es Ersatzgerät werden soll, dann bewusst und mit einer Stückzahl — nicht als Sammelstelle für alles.
• Der Supportzeitraum endet. Wenn das Betriebssystem keine Sicherheitsaktualisierungen mehr bekommt, ist die Entscheidung ohnehin gefallen.
• Die Flotte wird gewechselt. Der beste Zeitpunkt überhaupt, weil sich Altwert und Neubeschaffung gegenrechnen lassen.
• Ein Standort oder eine Abteilung wird geschlossen. Dann geht es meist schnell — und dann fehlt oft die Liste.

Die Ersatzgeräte-Falle

„Wir behalten zehn als Ersatz" ist eine sinnvolle Entscheidung. „Wir behalten alles, was frei wird, als Ersatz" ist keine. Ein Ersatzgerätepool braucht eine feste Größe, eine Zuständigkeit und ein Ablaufdatum. Ohne das wächst er, bis niemand mehr weiß, was darin funktioniert — und dann ist der Inhalt wertlos.

Praktikabel ist eine Regel: fünf bis zehn Prozent der Flotte als Ersatz, jeweils die jüngste ausgemusterte Generation. Alles Ältere geht raus. Dann bleibt der Pool nutzbar und der Rest behält seinen Wert.

Was Sie mitnehmen sollten

Der Wert eines ausgemusterten Geräts ist eine Funktion der Zeit, nicht des Zustands. Wer zweimal im Jahr aufräumt, holt aus derselben Hardware messbar mehr heraus als jemand, der alle drei Jahre einen Schrank leert. Und die Entscheidung, ein Gerät abzugeben, wird nicht leichter, je länger man wartet — nur billiger für den Käufer.