Warum das Löschprotokoll je Gerät zählt — und nicht je Lieferung

Ein Nachweis über 400 gelöschte Geräte ist im Prüfungsfall wenig wert. Gefragt ist der Nachweis für Gerät Nummer 213.

Es gibt zwei Arten von Löschnachweisen. Die eine bestätigt, dass ein Dienstleister eine Lieferung erhalten und bearbeitet hat. Die andere bestätigt für ein einzelnes Gerät mit Kennung, wann es mit welchem Verfahren gelöscht und mit welchem Ergebnis geprüft wurde. Beide heißen manchmal „Zertifikat". Nur die zweite hilft, wenn es darauf ankommt.

Der Fall, in dem es darauf ankommt

Ein ehemaliger Mitarbeiter meldet, auf einem verkauften Notebook seien seine Daten gefunden worden. Oder eine Aufsichtsbehörde fragt nach dem Umgang mit ausgemusterter Hardware. Oder ein Wirtschaftsprüfer will die Kontrollwirksamkeit im IT-Prozess belegt sehen. In allen drei Fällen lautet die Frage nicht „haben Sie einen Dienstleister beauftragt", sondern: Weisen Sie nach, dass dieses Gerät gelöscht wurde.

Mit einem Sammelnachweis über 400 Stück ist diese Frage nicht beantwortbar. Sie können belegen, dass Sie 400 Geräte übergeben haben. Sie können nicht belegen, dass das eine Gerät darunter war und behandelt wurde.

Was in ein brauchbares Protokoll gehört

• Gerätekennung — IMEI oder Seriennummer, maschinell ausgelesen, nicht abgeschrieben.
• Datenträgerangabe — Typ und Kapazität, damit erkennbar ist, welcher Träger behandelt wurde.
• Verfahren — welche Methode angewandt wurde, passend zur Technik des Trägers.
• Zeitpunkt — Datum und Uhrzeit von Beginn und Abschluss.
• Ergebnis der Prüfung — bestanden oder nicht, mit Angabe der Prüfart.
• Ausführende Stelle — wer den Vorgang verantwortet.

Warum es trotzdem selten so gemacht wird

Weil es Aufwand ist. Jedes Gerät muss einzeln erfasst, angeschlossen und protokolliert werden, und die Protokolle müssen dem Vorgang zugeordnet bleiben. Ein Sammelnachweis ist in zwei Minuten geschrieben. Der Unterschied fällt erst auf, wenn jemand nachfragt — und dann ist es zu spät, um nachzudokumentieren.

Praktischer Rat für die Beschaffung

Nehmen Sie die Anforderung in die Ausschreibung oder in die Beauftragung auf: „Löschnachweis je Gerät mit Kennung, Verfahren, Zeitpunkt und Prüfergebnis; Bereitstellung in maschinenlesbarer Form." Dieser eine Satz sortiert Angebote schneller als jede Sicherheitsdiskussion — und er kostet Sie nichts.