IMEI und Seriennummer: warum Einzelverfolgung zählt

Der Unterschied zwischen „wir haben 200 Geräte übergeben" und „Gerät 143 wurde am 12. Mai gelöscht" entscheidet mehr Fragen, als man denkt.

In der Warenwirtschaft eines Händlers ist ein Artikel eine Menge: fünfzig Stück von einem Modell. In der Aufbereitung gebrauchter Geräte funktioniert das nicht. Jedes Gerät hat einen eigenen Zustand, eine eigene Geschichte und einen eigenen Preis. Es ist ein Einzelstück, und es muss auch so geführt werden.

Was eine Kennung ermöglicht

• Löschnachweis je Gerät. Ohne Kennung ist der Nachweis nicht zuordenbar und im Prüfungsfall wenig wert.
• Nachvollziehbare Abrechnung. Bei Abweichungen zwischen Angebot und Prüfung lässt sich sagen, welches Gerät betroffen ist — statt einen Pauschalabzug über den ganzen Posten zu setzen.
• Reklamationsbearbeitung. Bei einer Rücksendung nach Monaten kann man nachsehen, was beim Ausgang gemessen wurde. Das entscheidet die Frage, ob ein Mangel bestand oder später entstand.
• Prüfung auf Sperren und Meldungen. Geht nur über die Kennung.
• Vermeidung von Falschlieferungen. Wenn der Warenausgang gegen die Kennung prüft, wird nicht die falsche Speichergröße verschickt.

IMEI oder Seriennummer?

Ein praktischer Punkt, der überraschend oft Probleme macht: Nicht jedes Gerät hat eine IMEI. Sie existiert nur bei Geräten mit Mobilfunkmodul. Tablets ohne Mobilfunk, Smartwatches in der Bluetooth-Ausführung, Notebooks und Monitore haben ausschließlich eine Seriennummer.

Ein System, das nur mit IMEI arbeitet, scheitert deshalb an jedem WLAN-Tablet — und dann werden Hilfskonstruktionen erfunden, die niemand mehr versteht. Richtig ist, beide Kennungen gleichwertig zu führen und beim Abgleich beide zu prüfen.

Was das für Ihre eigenen Listen bedeutet

Wenn Sie Geräte abgeben und später einen Nachweis brauchen, ist Ihre Inventarliste die Grundlage. Sie sollte je Zeile eine Kennung enthalten — und zwar die, die auf dem Gerät steht, nicht eine interne Inventarnummer. Interne Nummern sind für Ihre Buchhaltung richtig; für den Abgleich mit einem Dienstleister sind sie nutzlos, weil er sie nicht auslesen kann.

Der Aufwand

Einzelverfolgung ist mehr Arbeit als Mengenführung, im Wareneingang und im Warenausgang. Sie zahlt sich in dem Moment aus, in dem jemand eine konkrete Frage zu einem konkreten Gerät stellt. Diesen Moment gibt es in jedem größeren Vorgang — und wer dann nur eine Gesamtzahl hat, hat keine Antwort.