Flottenwechsel ohne Ausfall

Zweihundert Geräte tauschen, ohne dass jemand einen Tag nicht arbeiten kann. Ein Ablauf, der sich bewährt hat.

Ein Flottenwechsel hat zwei Anforderungen, die sich widersprechen: Die neuen Geräte sollen schnell im Einsatz sein, und niemand soll ohne Arbeitsmittel dastehen. Wer beides will, braucht eine Überlappung — und die muss geplant sein, sonst wird sie zum Dauerzustand.

Der Ablauf in Wellen

Vorbereitung. Bestandsliste ziehen, Altgeräte bewerten lassen, neue Geräte bestellen und im Herstellerprogramm der Organisation zuordnen lassen. Die Bewertung vor der Bestellung ist der Punkt, an dem sich Geld verdienen lässt — dann steht der Restwert in der Vorlage.

Welle 1: Testgruppe. Zehn bis zwanzig Nutzer, gemischt. Sie erhalten die neuen Geräte, behalten die alten eine Woche. Was hier auffällt, betrifft sonst alle.

Welle 2: Hauptfeld, in Gruppen. Gruppen von zwanzig bis fünfzig, im Abstand von wenigen Tagen. Jede Gruppe hat einen festen Rückgabetermin — sonst bleiben die Altgeräte in den Schubladen.

Welle 3: Nachläufer. Urlaub, Krankheit, Außendienst. Diese Gruppe ist immer größer als geplant. Rechnen Sie mit zehn Prozent und einem Zeitraum von mehreren Wochen.

Die Rückgabe ist der schwierige Teil

Ein neues Gerät nimmt jeder gern. Das alte zurückzugeben, kostet Aufwand und bringt dem Einzelnen nichts. Was hilft: eine feste Sammelstelle, ein Termin je Gruppe, und eine Rückmeldung, wer noch offen ist — an die Führungskraft, nicht als Rundmail.

Praktisch bewährt hat sich der Tausch an der Ausgabestelle: neues Gerät nur gegen altes. Das ist unbeliebt und wirksam. Wo das nicht geht, hilft eine Frist mit einer klaren Folge.

Die Altgeräte nicht liegen lassen

Ein Flottenwechsel erzeugt in wenigen Wochen einen erheblichen Bestand an Altgeräten. Wenn dieser Bestand ein halbes Jahr im Lager steht, ist ein Teil des Restwerts verloren — genau der Teil, mit dem die Beschaffung mitfinanziert werden sollte. Die Abholung gehört in den Plan, mit Termin, parallel zu den Wellen und nicht am Ende.

Die häufigsten drei Fehler

• Bewertung der Altgeräte erst nach dem Rollout — der Preis ist dann schlechter.
• Keine Freigabe aus Geräteverwaltung und Herstellerprogramm — Geräte werden unverkäuflich.
• Kein Rückgabetermin je Gruppe — der Rücklauf zieht sich über Monate.

Alle drei kosten Geld, keiner davon kostet etwas zu vermeiden.