Geräteliste für den Ankauf richtig aufbereiten

Eine gute Liste ist der Unterschied zwischen einem belastbaren Angebot und einer Spanne, in der sich niemand festlegen will. Sie kostet zwanzig Minuten.

Jeder Ankauf beginnt mit einer Liste. Wie gut diese Liste ist, entscheidet über zwei Dinge: wie schnell Sie ein Angebot bekommen und wie eng die Spanne darin ist. Eine unklare Liste zwingt jeden Käufer, das Risiko einzupreisen — und das zahlen Sie.

Die fünf Spalten, die zählen

1. Modellbezeichnung, wie der Hersteller sie schreibt. „iPhone 13" ist brauchbar, „Apple Handy" nicht. Bei Notebooks die Baureihe samt Nummer.
2. Speichergröße. Bei Smartphones oft der größere Preisfaktor als der Zustand. Ohne diese Angabe ist keine Bewertung möglich, nur eine Vermutung.
3. Stückzahl je Zeile. Fassen Sie gleiche Geräte zusammen. Zwanzig identische Zeilen sind schwerer zu lesen als eine Zeile mit „20".
4. Zustandsnotiz. Drei Stufen genügen: in Ordnung, Gebrauchsspuren, defekt. Wichtig ist nur, dass die defekten getrennt gezählt sind.
5. Zubehör. Netzteil dabei ja/nein. Bei Notebooks relevant, bei Smartphones weniger.

Woher die Daten kommen

In den meisten Fällen aus dem Gerätemanagement: Ein Export aus dem MDM enthält Modell, Seriennummer und Speichergröße bereits. Bei Notebooks liefert das Inventar- oder Endpoint-System dieselben Angaben. Wer beides nicht hat, kommt mit einer Tabelle und einem Nachmittag im Lager weiter — das ist nicht elegant, aber es funktioniert.

Was Sie sich sparen können

Fotos von jedem Gerät. Bei zwei Dutzend Geräten hilfreich, bei Hunderten unnötig. Was hilft: drei bis fünf Fotos, die den typischen Zustand zeigen, und gesonderte Fotos der Schadgeräte.

Vollständige Seriennummern für die Bewertung. Die brauchen wir erst beim Wareneingang. Für ein Angebot genügen Modell, Speicher und Menge. Wenn Sie sie ohnehin haben, schicken Sie sie mit — dann ist der Abgleich später einfacher.

Eigene Preisschätzungen. Sie kosten Zeit und beeinflussen die Bewertung nicht. Vergleichen können Sie am Ende sowieso.

Ein Format, das immer geht

Excel oder CSV, eine Zeile je Gerätetyp, Kopfzeile mit Spaltennamen. Kein PDF mit eingebetteter Tabelle, kein Screenshot einer Tabelle, keine Aufzählung in der E-Mail. Was maschinenlesbar ankommt, ist am nächsten Werktag bewertet. Alles andere muss erst abgetippt werden — und dabei entstehen die Fehler, über die man später streitet.